اغلب مدیران سیستم سازی نمی‌کنند چون که هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به‌خوبی انجام بدهد. عده‌ای دیگر فکر می‌کنند اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آن‌ها حساب نخواهند برد.
اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … این‌طور فکر می‌کردند هنوز یک شرکت بسیار کوچک داشتند و احتمالا خودشان در حال برنامه‌نویسی بودند! چون فکر می‌کردند هیچ‌کس مثل خودشان نمی‌تواند برنامه‌نویسی کند.
برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.
ترس از فناوری
اگر می‌خواهید به سیستم سازی بپردازید باید از فناوری استفاده کنید. مثلا اپلیکیشن‌هایی وجود دارد که توسط آن‌ها می‌توانید کارها را فهرست کنید. سپس هر کار را به یک کارمند واگذار کنید. پیام خودکاری به کارمند ارسال خواهد شد و یادآوری خواهد کرد که کار باید انجام شود. همچنین کارمند می‌تواند روند پیشرفت کار را اعلام کند و شما در اپلیکیشن وضعیت کارها را بررسی کنید.
این موارد نیاز به استفاده از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مختلف دارد. شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای پیشرفت، باید بر این ترس غلبه کنید!
البته یک راهکار دیگر هم وجود دارد!
تمام کارهای مربوط به فناوری را به یکی از اعضای تیم واگذار کنید و به او اعتماد کنید. شما فقط بگویید دقیقا دنبال چه نتیجه‌ای هستید و آن فرد تحقیق کند و سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب را تهیه کند تا به سیستم کسب‌و‌کارتان اضافه شود.
بسیاری از مدیران بیش از حد پرمشغله هستند. البته این موضوع خودش نشانه بدی است و نشان می‌دهد مشکلی وجود دارد. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر خیلی پرمشغله هستید دلیلش آن است که اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید اصلا کار شما نیست! کار کارمندانتان است!
شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.
ایده‌آل گرایی
برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند. همین موضوع باعث می‌شود بیشتر وقت خودشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود. ایده‌آل‌گرایی باعث می‌شود تا تمام جوانب کار با دقت بررسی نشده، هیچ اقدامی صورت نپذیرد. همین موضوع باعث به تعویق افتادن کارها می‌شود. مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم سازی می‌پردازند چون نیاز به ایجاد تغییرات زیادی در کسب‌و‌کار است.
حل سیستمی مشکلات کسب‌و‌کار
اگر سیستم کسب‌و‌کار بیش از حد به دقت و کارایی کارکنان تکیه کند رشد چندانی نخواهد داشت. در سیستم سازی دنبال راهکارهایی هستیم که مشکلات کسب‌و‌کارمان را به‌صورت سیستمی حل کنیم.
فرض کنید یکی از کارمندان، مسئول بسته‌بندی و ارسال سفارشات است. کسب‌و‌کار شما دو مدل تلفن می‌فروشد که ظاهر و جعبه آن‌ها بسیار شبیه به هم است. کارمندی که مسئول ارسال سفارشات است هر بار باید با دقت مدل تلفن را از روی جعبه بخواند، با فاکتور مطابقت دهد و بسته‌بندی و ارسال کند.
پس از مدتی مشاهده می‌کنیم کارمند ما وقتی خسته است گاهی مدل‌های اشتباه را برای خریداران ارسال می‌کند و نارضایتی مشتریان بیشتر شده است.
یک راهکار اشتباه و غیرسیستمی آن است که به آن کارمند تذکر بدهیم و حتی تهدید کنیم در صورت تکرار اشتباهات جریمه یا اخراج خواهد شد. این روش هیچ کمکی به حل مشکل نخواهد کرد، چون همیشه خطای انسانی بخشی جدانشدنی از کار است.
راهکار سیستمی آن است که جعبه این دو تلفن را از نظر ظاهر و به‌خصوص رنگ آن‌قدر متفاوت طراحی کنیم که امکان اشتباه حذف شود. کارمند در اوج خستگی هم هیچگاه رنگ زرد را با رنگ آبی اشتباه نخواهد گرفت! پس برای بسیاری از مشکلات کسب‌و‌کار راهکارهایی سیستمی وجود دارد که بسیار اثرگذار هستند.
مشکل بسیاری از کارآفرینان و مدیران هم دقیقا همین است. آن‌ها کسب‌و‌کار خود را طوری طراحی نمی‌کنند که به‌راحتی قابل‌رشد باشد. بخش مهمی از وقت یک مدیر باید به سیستم سازی اختصاص داده شود و نه انجام خدمات و کارهای موردی و کم‌ارزش. البته شاید فکر کنیم ساخت جزوه استخدام، تلف کردن وقت است. ما فقط می‌خواهیم یک‌نفر را استخدام کنیم و اگر تمامی کارها به‌طور شفاهی انجام شود وقت بسیار کمتری تلف خواهد شد. با اینکار پی‌ریزی ضعیفی انجام می‌دهیم که بعدها اضافه کردن طبقات را سخت‌تر خواهد کرد.
امید واریم این مقالات برای شما سود مند و بتوانید کسب و کار خود را سیستمی کنید
نظرات