سیستم سازی فرآیندی ست که طی آن از کسب و کارتان یک سیستم کارآمد می سازید. تلاش شما در سیستم سازی این است که وابستگی کسب و کارتان به یک شخص، خصوصا خودتان، از بین برود. یعنی حضور شما یا هر شخص دیگری لازمه کار کردن تیم و کسب و کار نباشد.
سیستم سازی یکی از موارد مهم در هر کسب و کاری است و به عبارت ساده‌تر حیات یک کسب و کار به ساختارمند بودن سیستم وابسته است. چه باور بکنید یا نه شما از کودکی سیستم ساختن را شروع کرده‌اید!
وقتی در یارکشی فوتبال با هم بحث می‌کردید که چه‌کسی داخل دروازه بایستد و چه‌کسی خط حمله را پوشش دهد، سخت مشغول ساخت یک سیستم مناسب بوده‌اید. حتی اگر دقیقا نمی‌دانستید تفکر سیستمی چیست همیشه تا حدودی از آن برخوردار بوده‌اید. با اینکه سیستم سازی به‌خودی‌خود چیز جدیدی نیست، شاید خیلی درباره آن نشنیده باشید.
سیستم سازی شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
عنوان سیستم سازی کسبوکار، نسبتا به‌تازگی و البته به‌حق بر سر زبان‌ها افتاده است.تا چند دهه پیش، کسب‌وکارها یا خیلی بزرگ بودند یا خیلی کوچک.
رویکرد سیستمی به خوبی در سازمان‌های بزرگ تبلیغ می‌شد و در کسبوکارهای خیلی کوچک جایگاهی نداشت. اما امروزه شاهد فراوانی کسبوکارهای کوچک و متوسط و استارتاپ‌ها هستیم. این کسبوکارهای نوظهور، نیازمند ادبیاتی کاربردی‌تر هستند که تحت عنوان سیستم سازی قابل ارائه است.
یکی از اهداف بسیار بزرگ سیستم سازی این است که نتایج شما را قابل پیش بینی کند. وقتی که سوار خودرویتان می شوید و آن را روشن می کنید، می دانید که باید از پدال ها، فرمان و دنده برای هدایت آن استفاده کنید. می دانید که باید سوخت داشته باشید. هم چنین، در صورت سالم بودن ماشین و وجود تمام ابزارهای داخلی و جانبی لازم، می توانید پیش بینی کنید که تا چه ساعتی باید به مقصد برسید. این یعنی خودرو یک سیستم کارآمد است.
سیستم‌سازی در کسب و کار عبارت است از
مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند .
به زبان ساده در هر کسب و کاری چارچوب‌ها ، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد. که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آنها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند.
این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آنها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب وکاری را بر عهده دارد. فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است.
سیستم کسبوکار شامل مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسبوکار، سودی است که ایجاد می‌کند.
اجرا سیستم کسب و کار
۱- سیستم‌های نرم که در برگیرنده‌ی افراد و ایده‌ها بوده و شیوه‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام کارها را شامل می‌شود.
۲- سیستم‌های سخت ، بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسبوکار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … که بهره‌وری و کارآمدی شرکت را افزایش می‌دهند.
۳- سیستم‌های اطلاعاتی که شامل چشم‌انداز، ماموریت، مزیت رقابتی ،فرآیندهای فناوری اطلاعات و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع‌آوری می‌کنند تا بین آنها مقایسه انجام داده و بهترین روش‌ها را ارائه دهند.
سیستم، همان ثروت است و سیستم سازی یعنی پرورش مرغ تخم‌طلا
اگر بدانید تفکر سیستمی چیست ممکن است به این نتیجه برسید که ثروت الزاما مساوی با پول یا اموال نیست، بلکه اغلب مترادف با سیستم است!
از طرفی واحد اندازه‌گیری ثروت «تومان» نیست، بلکه «ماه» است.
یک سوال: چند ماه بدون اینکه خودتان تمام‌وقت کار کنید، می‌توانید با همین کیفیت به زندگی ادامه دهید؟!
بدون سیستم سازی، کسبوکار تبدیل به کابوس می‌شود. اساسا کسب‌وکارها برای این راه می‌افتند که صاحبان خود را به استقلال مالی و آزادی برسانند. اگر قرار باشد کسب‌وکارتان باعث شود از لذت‌های زندگی محروم شوید باید بگوییم که اصلا به قلب تپنده کسب‌وکارتان اهمیتی نمی‌دهید.
بله، خودتان!
شما نه‌تنها قلب تپنده کسب‌وکارتان هستید بلکه مغز متفکر و اولین ذینفع آن نیز هستید. اگر این کار را نکنید، دیر یا زود «فرسودگی شغلی» شما و کسب‌وکارتان را از پا در خواهد آورد.
هدف از سیستم سازی کسب و کار این است که سیستمی به همین کارآمدی و با دقت پیشبینی بسازید.
مشکلات کسب و کار، از کجا نشئت می گیرد؟
از کتمان حقیقت، یا ترجیح تنها بخشی از حقیقت به کل آن. حقیقت این است که اگر مشکلی در کسب و کار شما پیش می آید، باید بدون درنگ خودتان را مقصر بدانید. اگر نیروهایتان ناکارآمد هستند، شما به عنوان یک مدیر و صاحب کسب و کار نتوانسته اید نیروی کارآمد بگیرید و آنها را درست آموزش دهید.
اگر نمی توانید پیش بینی درستی از سال آینده کسب و کارتان داشته باشید، به خاطر ضعف شما در ساخت سیستم در کسب و کار است.
به هر جهت، اگر شما مدیری بسیار قوی بوده و بتوانید کنترل کامل روی کسب و کارتان داشته باشید، احتمال شکستتان در حد 3 تا 5 درصد می شود، نه 95 تا 97 درصد.
تا این جا با مفهوم سیتم سازی و فرآیند آن آشنا شدیم در ادامه با ما همراه باشید تا ازاهمیت سیستم سازی، مزایا،گام ها و اصول سیستم سازی آگاه و آنها را بیاموزید.
همچنین جهت مشاوره در زمینه سیستم سازی کسب و کارتان کلیک کنید.
نظرات