دلایل و مزایا سیستم سازی

دلایل کلیدی برای سیستم‌ سازی کسب وکار

سیستم سازی مجموعه ای از چرخ دنده ها می باشد. که در کنار یکدیگر، هماهنگ با یکدیگر عمل کرده. موجب پیشروی کارها می شود. توجه داشته باشید اگر در یک سیستم شما نقش چرخ دنده اصلی را ایفا می کنید. خود شما مانع اصلی سیستم سازی می باشید. شما به عنوان یک مدیر سازمان برای سیستم سازی باید نقش رهبر ارکستر را ایفا کنید، نه اینکه نوازنده باشید.

مدیریت یعنی انجام کارها به دست دیگران و وظیفه اصلی مدیر فکر کردن و یافتن اهرم ها می باشد. اینکه ما خودمون کارها را پیگیری کنیم مانع سیستم سازی می شیم و کارها وابسته به ما می باشد.

از جمله دلایل مهم برای سیستم سازی کسب و کار عبارت اند از:

آزادتر شدن وقت مدیر

اگر سیستم‌ سازی را به درستی انجام دهید، به‌عنوان مدیر لازم نیست در تمام جزئیات تصمیم‌‌گیری‌های کوچک نقش داشته باشید. وقت شما آزادتر می‌شود و می‌توانید به اندازه کافی به تفریح و استراحت بپردازید که همین موضوع باعث افزایش عملکرد شما در محل کار می‌شود.

پرداختن به کارهای مدیریتی

اغلب مدیران در محل کار، کارهای یک مدیر را انجام نمی‌دهند. آن‌ها در بهترین حالت یک کارمند خوب هستند و کارهایی را انجام می‌دهند که از عهده یک کارمند خوب به راحتی برمی‌آید. کارهایی مانند حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست.

کار کلیدی یک مدیر تنها فکر کردن می باشد پس ما باید فکر کنیم و با ارائه ایده های خلاقانه سازمان را به سمت سیستم سازی هدایت کنیم. بنابراین به انجام کارها علاقه مند نباشید مگر آنکه آن کار تنها از عهده شما بر بیاید. گران ترین کارها برای یک مدیر طرح ایده های نو ، انگیزش کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و … هستند.

اگر سیستم‌ سازی نکنید هیچ‌گاه فرصت کافی نخواهید داشت تا به کارهای واقعی یک مدیر بپردازید!

رشد کسب‌و‌کار

اگر به سیستم‌ سازی نپردازید، رشد کسب‌و‌کار شما بسیار محدود خواهد بود و در نقطه‌ای متوقف می‌شود. موضوعی که خیلی از مدیران به آن توجه ندارند، کار در مقیاس بزرگ است. هر کاری اگر در مقیاسی بزرگ انجام شود نیاز به سیستم‌ سازی دارد.

واگذاری کارها به افراد متخصص

اگر می خواهید کار ها خیلی سریعتر پیش رود. هر بخشی رو به یک نفر واگذار کنید. تا می توانید خود را در انجام کارها کنار بکشید. یک دید کلی که اکثر مدیران ایرانی با آن مواجه هستند همین می باشد که تصور می کنند تنها کارها به دست خودشان امکان پذیر است. این تفکر را از خود دور کنید ! بهترین افراد سازمان خود را پیدا کرده ، آنان را بسنجید و با توجه به ظرفیتی که دارند کارها را به آنها واگذار کنید. تا می توانید تمرکز حواس خود را به کارهای مهم تر اختصاص دهید.

تحلیل و تصحیح فرایند ها

شما به عنوان یک مدیر باید کلیه فرآیندهای سازمان را مورد تحلیل قرار دهید. همیشه به دنبال این باشید که انجام کارها را تصحیح کنید.

برای حل مسائل خود را به چالش بکشید به دنبال سادگی و راحت طلبی نباشید. کار ها را به حال خود واگذار نکنید. به گذشته اکتفا نکنید نگویید که از قبل اینطور پیش میرفته اکنون هم همانطور باشه. به دنبال این باشید کارها هرچه سریعتر انجام شود ، مراحل انجام کار کوتاهتر شود. زمان زیادی را برای تفکر روی این امر اختصاص دهید. تا می توانید  تمرکز خود را روی پیدا کردن اهرم ها بگذارید و خود را از کارهای جانبی دور کنید.

ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار

یکی از بزرگترین دلایل سیستم‎ سازی، فرآیندهای انجام کار این است که بهترین دید را در مورد سیستم ها و فرآیندها به شما می‎دهد. نقشه برداری از سیستم های کسب و کار به شما امکان می‎دهد که دید کلی‎تر و دقیق‌‍ تری از کسب و کارتان داشته باشید.

شناسایی کارهای زائد

 هنگامی‎که درک بیشتری از سیستم ها و فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می ‎توانید تعیین کنید که آیا فعالیت‌ها واقعاً ضروری هستند یا خیر.

شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بی‎ فایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک می‎کند تمرکز کنند.

افزایش مسئولیت پذیری و کاهش استفاده از میکرو مدیریت

میکرو مدیریت سبکی از مدیریت است که در آن از نزدیک وظایف کارکنان کنترل شده و آزادی در محیط کار وجود ندارد. مطالعات نشان داده است که میکرو مدیریت اغلب به عنوان بزرگترین دلایل ترک کار شناخته شده است.

با نقشه برداری واضح از فرآیندها و سیستم ها، همه می‎دانند که چه وظایفی باید تکمیل شود، چه کسی آنها را تکمیل ‎کند و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان می‎شود.

بهبود ارتباطات

ارتباطات ضعیف میان بخش ها یک مشکل معمول در کسب و کارها است که اغلب با آن برخورد نمی‎شود. بینشی که سیستم‎ سازی به ما می‎دهد می‎تواند کیفیت ارتباطات را در محل کار بطور چشم گیری افزایش دهد.

ارائه خدمات بهتر به مشتریان

بدون مشتری، هیچ کسب و کاری وجود نخواهد داشت. بنابراین بسیار مهم است که بطور مداوم راه ‎هایی برای بهبود تجربه مشتری پیدا کنید. اگر تنها به سیستم‌های دستی منسوخ تکیه کنید، درخواست یا شکایت مشتری می‎تواند به آسانی نادیده گرفته شود. سیستم‎ سازی می‎تواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات آنها کمک کند.

بهبود کیفیت محصولات یا خدمات

اغلب کارکنان با توجه به افرادی که در دسترس هستند انتخاب می‎شوند و نه با توجه به اینکه بهترین مهارت را برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از دلایل سیستم‎ سازی این است که اجازه می‎دهد فکر کنید و افرادی را انتخاب کنید که برای انجام وظایف مناسب هستند. همچنین می‎توانید با خودکار کردن بسیاری از فعالیت ها، احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید. با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود می‎بخشد.

مزایای سیستم سازی کسب و کار

استفاده از فرآیند سیستم سازی کسب و کار یکی از ضروری‌ترین تکنیک‌هایی است که مزایای بسیار زیادی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت از جمله:

عدم اتکای کسب و کار به اشخاص

مدیران باید دستورالعمل‌هایی را برای نحوه‌ی اجرای دقیق کارها تدوین کنند. تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر آن‌ها و یا هیچ شخص دیگری مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسب و کار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسب و کار ثبات بخشیده. از این طریق سبب افزایش تمرکز مدیران بر توسعه‌ی قسمت‌های دیگر می‌شود. کسب و کارهایی که متکی به اشخاص یا کارکنان باشند. با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند.

تثبیت دستاوردها

امروزه کسب و کارهایی که به سیستم سازی پرداخته باشند ، از شانس بیشتری برای حضور پایدار در بازارهای رقابتی برخوردار هستند. این شانس بیشتر به دلیل سیستماتیک بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و رو به جلو بودن آن‌ها است. این در حالی است که در کسب و کارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسب و کار از هم فرو بپاشد !

کاهش خطای انسانی

یکی از مهم‌ترین علت طراحی سیستم‌های کسب و کار، کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردها است. در سیستم‌های کسب و کار نقش عوامل انسانی به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد. در نتیجه احتمال وقوع خطاهای انسانی کمتر می‌شود.

مدیریت دانش

این مقوله یکی از بخش‌های مهم هر کسب و کاری محسوب می‌شود که ممکن است. با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت مسؤلیتی به عهده دارند، دچار اختلال شود. سیستم سازی نوعی استقلال هویتی برای کسب و کار به وجود می‌آورد. به گونه‌ای که با وجود افراد مختلف بتواند بدون هیچ‌گونه مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.

تسهیل مدیریت اطلاعات

در کسب و کاری که عمل سیستم سازی انجام گرفته است. دسترسی به اطلاعات توسط مدیران و کارمندان به راحتی انجام می‌گیرد. این اطلاعات در هر مرحله قابل پیگیری و تجزیه و تحلیل هستند.

افزایش تمرکز مدیران

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند. چون احتمالا کارمندان آن ها به اندازه آن‌ها توانایی انجام کارها را ندارند ! از طریق سیستم سازی کسب و کار، مدیران می‌توانند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند. به کارمندان واگذار کنند و خود به توسعه هرچه بیشتر کسب و کار بیندیشند. وجود سیستم در یک کسب و کار اعتماد به یک سری از استانداردها است که زیاد به اشخاص اتکایی ندارد.

جهت مشاوره در زمینه سیستم سازی کسب و کارتان کلیک کنید.

آکادمی کسب و کار امین طاهری همراه همیشگی شما