تا اینجای کار، لزوم و اهمیت سیستم سازی را توضیح دادیم. از اینجا به بعد به چگونگی آن خواهیم پرداخت.
باید توجه داشته باشید که همین الآن هم کسبوکار شما در حال کار کردن است. پس لازم نیست تمام کارها را متوقف کنید تا بعد از سیستم سازی مجددا کارها را آغاز کنید. بخشی از وقت و انرژی خود را صرف سیستم سازی کسبوکار خود کنید تا به‌تدریج به یک سیستم کارآمد برسید. ممکن است بارها تغییراتی در سیستم به‌وجود آورید تا آن را بهتر کنید. نگران نباشید! سیستم سازی برای خیلی از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، مثل لانه‌سازی پرنده‌هاست و به تدریج کامل و کامل‌تر می‌شود. فقط همیشه اصول سیستم سازی را رعایت کنید. بدون متعهد شدن به رعایت این اصول، به سیستم سازی حتی فکر هم نکنید!
اگر همین الان به سیستم سازی نپردازید، کسبوکار شما قابلیت رشد نامحدود نخواهد داشت و پس از مدتی متوقف خواهید شد!
اصول سیستم سازی کسب و کار
هدف سیستم باید مشخص باشد
همان‌طور که گفتیم، سیستم باید هدف داشته باشد. اهدافی شوق‌انگیز، مکتوب و SMART!
ضمنا باید بدانیم در چه زمانی و با چه منابعی می‌خواهیم به این اهداف برسیم. لازم است قبلا اهداف و برنامه‌های کسب‌وکارتان را تنظیم و اولویت‌بندی کرده باشید تا بتوانید سیستم سازی را شروع کنید. این موضوع شامل هریک از فرایندهای جاری در کار شما نیز هست. تمام فرایندها باید هدف مشخصی داشته باشند. بزرگترین فایده مکتوب کردن چشم‌انداز این است که مجبورید تخیل و تجسم خود را به کار گیرید تا آینده را ترسیم کنید!
تفکر سیستمی داشته باشید
می‌خواهیم به‌بیان ساده بگوییم تفکر سیستمی چیست. لطفا به این توضیحات دقت کنید:
مشکلات جدی و تکرار شونده در کسبوکار خود را ریشه‌یابی و یکبار برای همیشه حل کنید. مسکن‌ها برای استفاده موقت هستند.
موتور هواپیما خیلی قدرتمند و باشکوه است ولی اگر روی خودروی سواری نصب شود، نه‌تنها پرواز نمی‌کند بلکه دیگر راه هم نخواهد رفت.
اگر با یک تجربه و پس‌انداز کوچک قصد تاسیس فروشگاه اینترنتی دارید، از وردپرس و ووکامرس استفاده کنید. فعلا سایت اختصاصی را فراموش کنید.
علف‌های هرز را از ریشه درآورید یا اینکه خاک باغچه را عوض کنید، وگرنه با ساقه‌های کلفت‌تر و ریشه‌های عمیق‌تر بازهم سر از خاک درمی‌آورند!
اگر بخواهیم به‌شکلی کتابی‌تر به این بپردازیم که تفکر سیستمی چیست باید بگوییم:
داشتن دید هلیکوپتری و دیدن یک جای کل سیستم، اجزا و ارتباطات بین اجزا.
کاوش علت‌های ناپیدا و دیدن ریشه‌های عمیق موضوعات.
رعایت انسجام، یکپارچگی و تناسب در دیدن، فکر کردن و عمل کردن.
دقت به سیستم‌های موفق در طبیعت، جوامع و کسب‌وکارها برای الگوبرداری.
توجه دائمی به اهداف نهایی کل سیستم.
کشف روابط متقابل بین اجزای سیستم و موضوعات.
صرف‌نظر کردن از بهینه‌سازی‌های جزئی و پراکنده.
حالا می‌توانیم خیلی خلاصه‌تر بگوییم که تفکر سیستمی چیست
هر تغییری که در اجزای سیستم ایجاد می‌کنید یا هر رفتاری که توسط هریک از آنها انجام می‌شود باید در مجموع به نفع اهداف نهایی سیستم باشد. به بیان دیگر، تمام اجزای فرایند باید به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل کنند. عملکرد اجزای سیستم باید با هم قابل جمع باشند تا به نتیجه مشخصی برسند. تقویت یک جزء از سیستم ممکن است فریبنده به نظر برسد ولی اغلب در عمل نمی‌تواند به نتیجه مطلوبی برسد، چون عملکرد منسجم را دچار اختلال می‌کند و در حقیقت سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.
از قدرت روتین‌ها و دستورالعمل‌های نجات بخش استفاده کنید
حالا که می‌دانید تفکر سیستمی چیست، می‌توانید فرایندهای کسب‌وکارتان را پیدا کنید. آنها را استانداردسازی کنید و برایشان دستورالعمل‌های گام‌به‌گام بنویسید.
فرایند یعنی سلسله عملیاتی که با مصرف منابعی مشخص، یک خروجی معین به‌دست دهد. این عالیست چون خواهید توانست بر اساس تعریف فرایند، برای هریک از آنها شاخص کلیدی عملکردتعریف کنید. اولویت با فرایندهای پراهمیت و فرایندهای تکراری است.
برای نمونه، در یک کسبوکار اینترنتی، معمولا فرایندهای پراهمیتی وجود دارد که اتفاقا تکراری هم هستند. مثلا: فرایند تولید محتوا، فرایند سئو کردن محتوا، فرایند ایمیل مارکتینگ، فرایند تبلیغ‌نویسی، فرایند فروش، فرایند فروش جانبی و غیره. بعضی فرایندها در دل فرایندهای دیگر قرار می‌گیرند.
برای اینکه فرایندهای خود را یکجا ببینید، کسب‌وکارتان را به شکل یک نمودار درختی ترسیم کنید. کسبوکار شما تنه درخت است و هریک از فرایندهای اصلی شاخه‌های آن هستند. به‌همین ترتیب، فرایندهای فرعی نیز شاخه‌های کوچکتر درخت هستند. مطمئن شوید که همه آنها را در جای درست خود شناسایی کرده‌اید. حالا می‌توانید فرایندها را یکجا ببینید و اولویت‌بندی کنید.
برای تمام فرایندهای مهم و یا تکرای باید دستورالعمل داشته باشید تا در نبود شما، به خوبی خودتان و توسط دیگران انجام شود.
مثلا تولید محتوا حداقل به سه دلیل، یکی از پراهمیت‌ترین فرایندهای هر کسبوکار اینترنتی است.
دلیل اول: به قول صاحب‌نظران «محتوا پادشاه است» پس باید به‌خوبی تولید شود.
دلیل دوم: یک کار تیمی است، پس هماهنگی و همکاری زیادی می‌طلبد.
دلیل سوم: اغلب یک کار جمعی پراکنده است و ممکن است افراد مختلف با سلایق گوناگون روی یک محتوا، کار کنند.
تیم‌سازی کنید و اصول کار تیمی را به‌کار ببندید
افراد، مهم هستند. تیم‌ها مهم‌ترند! افراد مجریان دستورالعمل‌ها و بخشی از سیستم‌اند و مهم‌تر اینکه باید در قالب یک کار تیمی و به شکل هماهنگ عمل کنند تا اهداف کلی سیستم محقق شود. تیم‌سازی و ترویج مهارت کارتیمی بخشی از سیستم سازی است. اعضای تیمتان را طوری انتخاب کنید که بتوانند در کنار هم دستورالعمل‌ها را به‌خوبی اجرا کنند.
در حقیقت شرح وظایف افراد، حاصل‌جمع سه چیز است.
اول، دستورالعمل‌هایی که باید اجرا کنند.
دوم، کارهایی که باید بدون دستورالعمل انجام دهند.
سوم، ایجاد هماهنگی با تیم در جهت اهداف سیستم.
استمرار در اجرای دستورالعمل‌ها باعث می‌شود افرادتان در کار خود متخصص شوند. تخصص‌گرایی هم برای آنها مفید است و هم برای شما چون بهره وری هر دو طرف افزایش یافته است.
تخصص‌گرایی یکی از کلیدهای بهره وری است، بنابراین سعی کنید تیم‌ها را در منافع افزایش بهره وری سهیم کنید. مراقب باشید که با تشویق‌های انفرادی، فردگرایی را ترویج نکنید.
طبیعی است که باید قبل از شروع همکاری از شایستگی‌ها و کیفیت کار افراد اطمینان حاصل کنید. برای این منظور آنچه افراد می‌توانند انجام دهند مهم است، نه آنچه خوب درباره‌اش صحبت می‌کنند!
از ابزارها استفاده کنید تا کارها ساده‌تر شود.
دانشمندان معتقدند یکی از رازهای بقای گونه‌ها در طبیعت، استفاده از ابزار است. موجودات باهوش‌تر ابزارهای کارآمدتری را به‌کار می‌گیرند و نسل آنها بیشتر ادامه پیدا می‌کند. گرچه حیوانات نمی‌دانند تفکر سیستمی چیست ولی تاحدودی از یادگیری سیستماتیک بهره‌مند هستند. توان استفاده از ابزار، در حقیقت یکی از معیارهای سنجش هوش و پیش‌بینی دوام گونه‌هاست! در مورد کسب‌وکارها هم همین‌طور است.
فرض کنید الان ۳۰ سال عقب‌تر برگردیم و کامپیوترهای خانگی یا شبکه اینترنت وجود نداشته باشد. چگونه می‌توانستیم این مقاله را به شما برسانیم و شما چگونه باید آن را می‌خواندید؟
احتمالا باید دست‌نویس می‌کردیم و بعدا در مجله یا روزنامه‌های چاپ می‌شدو بعد از آن شما به صورت اتفاقی یا به توصیه دوستان، آن مجله را پیدا می‌کردید و این مقاله را می‌خواندید!
کار خیلی سخت‌تر می‌شد. به جرات می‌توان گفت یکی از رازهای بقا و دوام کسب‌وکارها، استفاده از ابزار مناسب است.
در سیستم سازی برای یافتن ابزارهای مناسب، تک‌تک فرایندها و وظیفه‌ها را در نظر بگیرید و این ۴ سوال را از خود بپرسید:
چگونه می‌توانم آن را به‌کلی حذف یا اتوماتیک کنم؟
چگونه می‌توانم آن را آسان‌تر کنم؟
چگونه می‌توانم آن را سریع‌تر کنم؟
چگونه می‌توانم آن را ازران‌تر کنم؟
حتی می‌توانید از این فرمول در جستجوی گوگل هم استفاده کنید و در پاسخ دادن به این سوال‌ها توجه خود را به ابزارها معطوف کنید.
ابزار مدیریت محتوای وبسایت. برای ساختن یک وبسایت لازم نیست هزینه‌های گزافی بابت برنامه‌نویسی پرداخت کنید یا زمان طولانی برای آن به انتظار بنشینید. می‌توانید با استفاده از آن وبسایت خود را بسازید و با کمک افزونه‌های متعدد آن، تقریبا هر کاری را اتوماتیک کنید. این ابزار باعث حذف «برنامه‌نویسی» می‌شود و تمام فرایندهای «مدیریت محتوا» را آسان‌تر، سریع‌تر و ارزان‌تر می‌کند.
ابزار مدیریت هم‌زمان شبکه‌های اجتماعی. فرض کنید هم‌زمان در ۵ شبکه اجتماعی مثل اینستاگرام، فیس‌بوک، تلگرام، یوتیوب و لینک‌دین فعال هستید. این ابزار به شما کمک خواهد کرد برنامه ریزی و مدیریت انتشار محتوای خود را یکبار انجام دهید. بنابراین موجب سریع‌تر شدن کار شما خواهد شد.
ابزار مدیریت کار تیمی. فرض کنید ۷ نفر از اعضای تیمتان روی یک پروژه کار می‌کنند. هرکدام در جاهای مختلف بخشی از کارها را برعهده دارند. هر کدام از آنها به این ابزار دسترسی دارند و گزارش فعالیت‌های خود را در آن وارد می‌کنند. شما می‌توانید همه چیز را در یک نگاه ببینید. این ابزار باعث آسان‌تر شدن «کنترل برنامه» و «مدیریت پروژه» می‌شود.
جهت مشاوره در زمینه چگونگی سیستم سازی کسب و کارتان کلیک کنید.
نظرات