در مقالات قبلی ضرورت سیستم سازی را توضیح دادیم و در مورد اهمیت آن در بقا و رشد کسب‌وکارها بحث کردیم. گرچه سایر جانداران رفتارها یا الگوهای سیستماتیک دارند ولی آنها نمی‌دانند تفکر سیستمی چیست و نمی‌توانند آگاهانه به سیستم سازی بپردازند.
ما انسان‌ها می‌توانیم سیستم‌ها و الگوهای موفق را در اطراف خود ببینیم و به سیستم سازی کسبوکار و حتی زندگی شخصی خود بپردازیم. ما حتی از بیولوژی بدن خود چیزهای جدید یاد می‌گیریم.
ما به این نتیجه رسیدیم که بقا و ثروت در سیستم است.
سیستم در حقیقت کارخانه پول‌سازی ماست. با سیستم سازی کسبوکار می‌توانیم کمتر کار کنیم و بیشتر درآمد داشته باشیم. می‌توانیم خیلی از کارها را به دیگران بسپاریم تا وقت بیشتری برای تفکر حرفه‌ای و استراحت شخصی به‌دست بیاوریم.
مراحل اساسی سیستم سازی کسب و کار
برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:
بهینه‌سازی افراد
یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است. استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقت‌گیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستم‌ساز می‌داند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.
بهره‌گیری از تجربیات کارمندان
بهره‌گیری از تجربیات کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد. به هرحال کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار هستند. اطلاعات دقیق‌تری درباره‌ی حیطه‌ی وظایف خود دارند. با پیچ و خم‌های کارها آشنایی بیشتری دارند. برگزاری یک جلسه‌ی مشورتی برای شروع فرآیند سیستم سازی امری ضروری است.
برسی فرآیندها
در این مرحله باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی وجود دارند تا بتوانید برای آنها برنامه‌ریزی کنید.
ابتدا و انتهای هرکدام از فرآیندها باید مشخص شود. باید بدانید که هر فرآیند قرار است از کجا شروع شود. در نهایت به کجا ختم شود و چه خروجی داشته باشد. نظرات کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آنها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای مراحل بعدی محسوب می‌شود.
شناسایی نیازهای مشتریان
شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد. هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.
تععین مسئول برای هر فرآیند
پس از تعیین فرآیندها و جزییات آنها باید برای آنها مسئول انتخاب کنید. مسئول هر فرآیند کسی است که تعهد به پایان رساندن آن را برعهده دارد.این کار برای تضمین کارایی فرآیند ضروری است.
طراحی نقشه کسب وکار
از همه‌ی کارهایی که در مراحل قبلی انجام داده‌اید، مدلی تهیه کنید. آن را در قالب نمودار و اشکال گرافیکی بر روی کاغذ بیاورید. این کار به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. سعی کنید در طراحی نقشه‌های کسب و کار استانداردها را رعایت کنید تا برای همگان به راحتی قابل مطالعه باشد.
بهینه‌سازی اسناد (دستورالعمل‌ها)
شاید بزرگ‌ترین ضعف اغلب کسبوکار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسبوکار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما این‌قدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشته‌اید. اگر کسی تخفیف می‌خواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس تمام حالت‌های ممکن را پیش‌بینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید.
حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام می‌دهید دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود.
در بسیاری از شرکت‌ها این دستورالعمل‌ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همه‌چیز به هم می‌ریزد.
مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می‌شود تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان به‌خوبی کار کند.
بهینه‌سازی ابزار (تجهیزات)
برای سیستم سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا با نصب و راه‌اندازی یک سیستم تلفنی VOIP می‌توانید از راه دور، پیام‌های تلفنی را گوش کنید. همچنین می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.
استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرایندهای کاری را آسان‌تر کند.
تجهیزات زیادی به صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد و بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را خودکارسازی می‌کند. برای شروع سیستم سازی باید ببینید در کدام قسمت‌های کسبوکار نبودن تجهیزات مناسب کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. اهمیت ابزار خوب و حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید.
آموزش کارکنان
به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید. شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.
برای شروع سخت نگیرید
در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید. در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد.
جهت مشاوره در زمینه پیاده سازی یک سیستم موفق برای کسب و کارتان کلیک کنید.
نظرات